Zeitmanagement
Keine Chance den Zeitdieben
Ein gut funktionierendes Zeitmanagement sorgt nicht nur für ein gefülltes Stundenkonto, sondern auch für mehr Lebensqualität. Felicitas Freise gibt Ihnen Tipps, wie Sie ohne Stress durch den Tag kommen.
Jeder Tag hat 24 Stunden, aber manche Tage fühlen sich an, als hätten sie nur 18. Häufig sind Zeitfresser oder schlechtes Zeitmanagement die Gründe, warum man sich ständig gehetzt fühlt. Man lebt nicht, sondern wird gelebt. „Zeit-Management bedeutet, die eigene Zeit und Arbeit zu beherrschen, anstatt sich von ihr beherrschen zu lassen!“, sagt der Zeitmanagement-Experte Lothar J. Seiwert.
Manche Dinge würde man niemals ohne Plan beginnen. Kaum ein Regisseur würde zum Beispiel ein Stück ohne Drehbuch inszenieren. Aber die meisten von uns stürzen sich trotz allem ohne Konzept in jeden neuen Tag, um dann zwischen Kinder-in-die-Schule-Bringen, Steuerberater-Anrufen und Lieferantengespräch-Führen zu rotieren. Planung sollte beginnen, bevor es zu spät ist. Das heisst, die Tagesplanung am besten schon am Vorabend und die Wochenplanung bereits sonntags anzugehen. Und: keine Planung ohne schriftliche Aufzeichnungen! Was Sie vor Augen haben, brauchen Sie nicht mehr im Kopf zu behalten. Kategorisieren Sie deshalb Ihre Aufgaben in A-, B- und C-Aufgaben.
· A-Aufgaben sind äusserst wichtig und dringend und sofort zu erledigen.
· B-Aufgaben sind wichtig und bald zu erledigen, aber erst, wenn alle A-Aufgaben fertig sind.
· C-Aufgaben: Können delegiert werden oder auch noch liegen bleiben.
Der Name Cyril Northcote Parkinson sagt vermutlich nur wenigen Menschen etwas. Sein Prinzip, das er im Jahr 1957 formulierte, hat aber vermutlich jeder von uns schon am eigenen Leib erfahren. Parkinson wurde 1950 nach Malaysia versetzt, wo ihm der aufgeblähte Verwaltungsapparat auffiel. Er beobachtete, dass die Erledigung einer Sache länger dauert, wenn mehr Leute als eigentlich nötig daran beteiligt sind. Und noch etwas fiel ihm auf: Egal wie viele Menschen einer bestimmten Aufgabe zugeteilt werden, nie gibt es jemanden, der nichts tut! Vielmehr schwillt die Arbeit an. Daraus leitete er sein berühmtes Gesetz ab:
Arbeit lässt sich wie Gummi dehnen, um die Zeit auszufüllen, die für sie zur Verfügung steht. Oder etwas anders formuliert: „Eine Arbeit dauert immer so lange, wie wir Zeit dafür haben.“ Haben wir einen Monat Zeit, um unsere Einkommensteuererklärung zu machen, werden wir einen Monat lang dafür brauchen. Das Rezept heisst also: Zeitlimits setzen. Auch „Aufschieberitis“ ist ein Phänomen, das jedem Menschen geläufig ist. Wer öfters wichtige Dinge vor sich herschiebt, darf sich auch nicht wundern, wenn sein Energielevel immer tiefer sinkt. Denn Unerledigtes sorgt dafür, dass wir nicht zufrieden sein können. Haben wir eine Aufgabe erfolgreich abgeschlossen, fühlen wir uns meist erleichtert und zu Recht ein wenig stolz – vor allem, wenn es etwas ist, das mit viel Aufwand, Zeit und Mühe verbunden war. Genau dieser Aufwand, diese Zeit und Mühe sind es aber auch, die uns häufig daran hindern, mit einer Aufgabe zu beginnen. Tipp: Meist hilft es, klein anzufangen und den grossen Berg in kleine Etappen zu zerlegen.
Störungsfreie Zeiten und Zonen schaffen
Immer mehr Unternehmen wissen, wie wichtig es ist, den Mitarbeitern ungestörte Zeit zu ermöglichen, um ihre Produktivität zu steigern. Denn man schätzt, dass die Erledigung einer Aufgabe doppelt so lange braucht, wenn der Ausführende durch ein Telefonat oder eine E Mail aus seiner Konzentration gerissen wird. Selbst als Einzelunternehmerin sollten Sie sich deshalb angewöhnen, während des Tages eine „stille Stunde“ „freizuschaufeln“, in der Sie für niemanden zu sprechen sind. In diesen „störungsfreien“ Zeiten können Sie deutlich mehr schaffen als sonst.
Und noch etwas: Missachtet jemand Ihre Grenze, die Sie z.B. durch ein Schild an der Tür signalisieren, sollten Sie ihn höflich auf diesen Übertritt hinweisen. Denn lassen Sie heute zu, dass ein „Grenzverletzer“ sein Ziel erreicht, wird er es morgen wieder tun.
Felicitas Freise | Die Autorin lebt als freie Redakteurin in Wien und schreibt für österreichische Frauen- und Gesundheitsmagazine. Zusätzlich betreibt sie als diplomierte Shiatsu-Praktikerin eine eigene Praxis .