Urlaubsplanung im Institut

Wer kennt nicht den alten Spruch: „Wer selbstständig ist, arbeitet selbst und ständig!“. Doch so einfach ist das nicht, denn gerade als Inhaberin eines Kosmetikinstituts braucht man eben auch regelmässig eine Auszeit, um neue Kraft für die vielfältigen Herausforderungen dieser verantwortungsvollen Aufgabe zu schöpfen. Hier gibt es einiges zu organisieren und insbesondere, wenn man Mitarbeiterinnen führt, sollte der Urlaub gut geplant werden. Worauf Sie achten sollten, damit der Urlaub wirklich die schönste Zeit des Jahres wird, erfahren Sie in diesem Artikel.

Interessen abwägen

Bei Ihrer Urlaubsplanung sollte es darum gehen, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens mit Ihren eigenen Wünschen sowie denen Ihrer Mitarbeiterinnen abzugleichen. Daher ist es sehr wichtig, sich rechtzeitig darüber Gedanken zu machen. Was rechtzeitig bedeutet, hängt natürlich sehr stark davon ab, wie weit Sie im Voraus Termine vergeben. Allgemein kann man sagen: Je früher Sie sich an die Urlaubsplanung machen, desto besser. Beginnen Sie also spätestens am Beginn des letzten Quartals für das Folgejahr die Planungen aufzustellen. 

Im Rahmen eines Meetings kann die Urlaubsplanung mithilfe eines Kalenders besprochen, genehmigt und direkt eingetragen werden. Auf diese Weise lassen sich Überschneidungen oder andere Probleme bereits im Vorfeld vermeiden. Insgesamt sollte zu den Hochphasen in Ihrem Institut so viel Personal wie möglich verfügbar sein, beispielsweise in der Weihnachtszeit, damit Sie dem gesteigerten Arbeitsaufkommen gerecht werden können. 

Sonderfälle beachten

Eltern schulpflichtiger Kinder sind auf die Ferien angewiesen und sollten daher auch einen gewissen Vorrang bei der Urlaubsplanung erhalten, da sie sich an feste Ferienzeiten halten müssen. Aber auch schwangere Mitarbeiterinnen haben spezielle Bedürfnisse und möchten beziehungsweise sollten zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt ihrer Schwangerschaft verreisen können.

Die Arbeit zwischen oder an Feiertagen sollte ebenfalls fair und ausgewogen eingeteilt werden. Meines Erachtens trägt es sehr zu einem guten Betriebsklima bei, wenn alle Wünsche der Mitarbeiterinnen Berücksichtigung finden. So kann die schönste Zeit des Jahres auch wirklich entspannt gelingen und alle Mitarbeiterinnen können, wieder gestärkt und motiviert an den Arbeitsplatz zurückkehren.

Wann ist die beste Zeit?

Den einen günstigen Zeitpunkt für die Urlaubsplanung gibt es nicht. Er hängt ganz stark individuell von Ihrem Angebotsschwerpunkt ab. Wenn Sie sich zum Beispiel auf Pediküre oder Depilation spezialisiert haben, so ist der Sommer für Sie natürlich eine arbeitsreiche Zeit und es macht Sinn, die Urlaubszeit in das Frühjahr oder den Herbst zu legen, wenn es wieder etwas ruhiger wird. Ein Day Spa mit einer Saunalandschaft wird in den kühleren Monaten eher gefragt sein und hier ist eine Auszeit im Sommer sicherlich gut möglich.

Mit der Zeit wird sich in Ihrem Institut herauskristallisieren, wann die beste Zeit ist, um den Urlaub zu geniessen. Bei Unsicherheiten bietet sich ein Blick in Ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen an. Hier sehen Sie schwarz auf weiss, wann Sie den stärksten Umsatz haben, und können dies sicherlich für Ihre Planung nutzen. Berücksichtigen Sie hierbei aller­dings auch den Gutscheinverkauf, der die Zahlen leicht verfälschen kann. Denn ein hoher Umsatz muss nicht automatisch bedeuten, dass Sie hier sehr viel zu tun hatten – sondern vielleicht eher, dass Sie einfach viele Gutscheine verkauft haben oder auch besonders erfolgreich beim Produktverkauf waren.

Betriebsurlaub

In erster Linie sollten Sie auch für sich selbst abklären, ob Sie mit einem guten Gefühl in den Urlaub fahren können und Ihren Mitarbeiterinnen wirklich so viel Vertrauen entgegenbringen, dass Sie Ihr Institut in ihre Hände geben können. Wenn Sie im Urlaub ständig in Sorge darüber sind, ob im Betrieb auch alles gut läuft und tatsächlich in Ihrem Sinne gearbeitet wird, so können Sie sich mit Sicherheit nicht gut erholen, und es würde sich nach gründlicher Abwägung eher anbieten, das Institut zu schliessen, um in Ruhe neue Kraft schöpfen zu können. Auch wenn Ihr Team sehr klein oder noch etwas unselbstständig ist, macht ein Betriebsurlaub durchaus Sinn.

Falls Sie Ihr Institut für die Dauer Ihrer Abwesenheit tatsächlich schliessen möchten, so beachten Sie dabei bitte, dass während Ihres kompletten Urlaubs keine Einnahmen erzielt werden können und auch Spontankäufe oder Gutscheinwünsche der Kunden, die zu einem bestimmten Zeitpunkt bestellt und ausgeliefert werden müssen, eventuell in Gänze entfallen. Da sämtliche Kosten, insbesondere die Fixkosten, weiterlaufen, müsste hier immer ein entsprechender Puffer zur Sicherung der Liquidität gegeben sein.

Auf Mitarbeiter vertrauen

Wenn Sie jedoch mehrere Mitarbeiterinnen beschäftigen, die Sie bereits langfristig eingearbeitet haben und die vielleicht auch vornehmlich ihre eigene Kundschaft betreuen, so können Sie mit einigen Absprachen sicherlich entspannt die schönste Zeit im Jahr geniessen. Natürlich ist es dafür wichtig, dass in der Vergangenheit sehr zuverlässig und vertrauensvoll zusammengearbeitet wurde. 

Auch sollten sich Ihre Mitarbeiterinnen der Aufgabe gewachsen fühlen, das Institut selbstständig zu leiten, und es ergibt hier Sinn, eine Mitarbeiterin mit der Aufgabe Ihrer direkten Vertretung zu betrauen. Seien Sie aber auf jeden Fall erreichbar. Vielleicht beruhigt es Sie auch, ein- bis zweimal am Tag ein Telefonat zu führen oder eine Nachricht zu erhalten, wie es ohne Sie läuft. Wie auch immer Sie planen – seien Sie auf jeden Fall erreichbar. 

Rechtzeitig ankündigen

Wann die Urlaubszeit an die Kunden kommuniziert werden sollte, hängt ebenfalls sehr stark von der Struktur des Instituts und den Kunden an sich ab. Sind Termine grundsätzlich weit im Voraus ausgebucht und werden so von den Kunden „gesichert“, macht es natürlich Sinn, einige Monate im Voraus die Urlaubszeiten bekannt zu geben.

Allgemein reicht es aber aus, die Kunden einen Monat vorher darüber in Kenntnis zu setzen. Dafür sollten Ihre Online-Kanäle sowie ein Aushang im Institut genutzt werden. Grundsätzlich ist es aber auch sinnvoll, zu verschiedenen Zeitpunkten immer mal wieder an die Urlaubszeit zu erinnern, sodass sich Kunden darauf einstellen können.

Planung zahlt sich aus

Auch wenn bei der Urlaubsplanung häufig viel Zeit in die Gespräche mit dem Team und in eine perfekte Vorbereitung und Organisation investiert werden muss, so lohnt sich der Aufwand bei einem reibungslosen Ablauf im Institut allemal. Es ist für Sie und auch Ihre Mitarbeiterinnen in einem Beruf, der viel Energie benötigt, unheimlich wichtig, immer wieder aufzutanken – damit man dauerhaft gesund und zufrieden sein kann. Geniessen Sie Ihre Urlaubszeit, denn Sie haben sie sich verdient!